Maklumat yang telah anda simpan dalam peti masuk e-mel anda boleh menjadi sangat berharga, terutamanya jika anda menggunakan alamat e-mel tersebut untuk tujuan kerja. Walaupun anda mungkin mempunyai sistem yang sedang berjalan untuk membuat sandaran mesej e-mel anda, adakah anda telah melaksanakan sistem untuk sandaran kenalan Outlook? Cara anda menjangkau orang, serta alamat e-mel mereka, adalah elemen penting dalam aktiviti perniagaan anda. Di samping itu, jika anda seperti ramai orang, anda mungkin tidak perlu risau untuk memasukkan alamat e-mel seseorang ke dalam ingatan. Anda hanya menambah mereka sebagai kenalan Outlook baharu, kemudian mula menaip nama mereka ke dalam Kepada medan mesej apabila anda ingin menghubungi mereka. Nasib baik proses menyandarkan kenalan Outlook anda adalah mudah, dan terdapat beberapa cara yang boleh anda lakukan.
Cipta Fail Kenalan Outlook Sandaran
Proses menyandarkan kenalan Outlook anda boleh dilakukan dari terus dalam Microsoft Outlook 2010. Selain itu, walaupun anda mempunyai bilangan kenalan yang sangat tinggi, fail itu tidak terlalu besar dan boleh disalin atau dihantar melalui e-mel ke lokasi lain dengan mudah.
Mulakan sandaran fail kenalan Outlook anda dengan melancarkan Microsoft Outlook 2010. Klik butang Fail tab di penjuru kiri sebelah atas tetingkap, kemudian klik Buka di sebelah kiri tingkap. Ini akan melancarkan menu baharu di bahagian tengah skrin, yang anda perlu klik Import. Saya tahu bahawa kami sebenarnya mengeksport fail, tetapi ini adalah cara terpantas untuk mengakses utiliti yang anda perlukan untuk mengeksport kenalan anda dalam Outlook.
Klik pada Eksport ke fail pilihan, kemudian klik pada Seterusnya butang. Terdapat beberapa pilihan format fail pada skrin ini yang mungkin berguna jika anda perlu memindahkan maklumat hubungan anda ke program mel lain tetapi, buat masa ini, pilihFail Data Outlook (.pst) pilihan, kemudian klikSeterusnya. Klik pada Kenalan folder di tengah tetingkap, kemudian klik Seterusnya.
Klik pada Semak imbas butang di bahagian atas tetingkap, pilih lokasi pada komputer anda di mana anda ingin menyimpan fail, kemudian klik butang Selesai butang untuk membuat sandaran fail kenalan Outlook. Terdapat beberapa cara tambahan yang anda boleh mengubah suai proses sandaran ini, yang akan kami bincangkan dalam bahagian seterusnya.
Pilihan Sandaran Kenalan Outlook Tambahan
Cara yang menarik untuk menggabungkan kaedah sandaran ini dengan storan awan ialah membaca artikel ini tentang memasang folder SkyDrive pada PC Windows anda, kemudian memilih folder SkyDrive itu sebagai lokasi simpan untuk fail sandaran Outlook anda. Ini akan membolehkan anda mengakses fail daripada komputer anda, sambil turut mencipta salinannya dalam awan sekiranya komputer anda ranap atau dicuri.
Pilihan lain untuk mengoptimumkan proses ini dan memastikan bahawa fail sandaran anda selamat, adalah dengan menghantar e-mel fail itu kepada diri sendiri setelah sandaran selesai. Memandangkan fail kenalan Outlook anda sepatutnya cukup kecil untuk menghantar e-mel, ini mencipta salinan fail kenalan pada pelayan e-mel anda, membolehkan anda mengakses fail daripada mana-mana komputer.
Saya telah menjelaskan dengan jelas pada masa lalu bahawa saya adalah peminat besar program sandaran CrashPlan, dan ini adalah contoh di mana anda mungkin melihat sebabnya. Tetapan lalai dalam CrashPlan telah ditetapkan untuk menyandarkan lokasi lalai fail Outlook anda jadi, jika anda mempunyai CrashPlan pada komputer anda, ia sudah pun menyandarkan maklumat ini.